Tietosuojaseloste

Pokali on päivittänyt tietosuojaselosteensa 23.1.2025. 

Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

• Pohjois-Karjalan Liikunta ry (Pokali)
• Länsikatu 15, Rak. 1, 80110 Joensuu
• Toimiston sähköposti: toimisto(at)pokali.fi
• Yhteyshenkilö: Tomi Pyylampi, puh. 040 773 9243

Pidätämme oikeudet tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteeseen säännöllisesti, jotta olet tietoinen muutoksista.

Rekisterit

Tämä tietosuojaseloste koskee jäsenrekisteriä, henkilökunta-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteriä, testaus-, koulutus- ja tapahtumaosallistujarekisteriä, markkinointirekisteriä ja palkkatukityöllistettyjen rekisteriä.

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamushenkilöiden, nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden, toimintaan liittyvien muiden organisaatioiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteys- ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n järjestämiin testauksiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien ja osallistuneiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään myös palkkatukityöllistettyjen henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien yhteys- ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta, ylläpito, kehittäminen ja markkinointi. Lisäksi rekisterin käyttötarkoitus on testaus-, koulutus- ja tapahtumaosallistujien tietojen ajantasainen hallinta ennen kyseistä tilaisuutta, sen aikana ja sen jälkeen sekä tietojen ylläpito, kehittäminen ja henkilöryhmäkohtainen kohdennettu markkinointi. Palkkatukityöllistettyjen tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuu lakiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1. Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamushenkilöiden ja nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden yhteys- ja luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön
2. Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n henkilökunnan osalta palkkalainsäädäntöön
3. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 
4. Testaus-, koulutus- ja tapahtumaosallistujien osalta rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu näissä tilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuisen valvonta.
5. Markkinointirekisterin ja kuvien käytön osalta suostumukseen
6. Rekisteröidyn suostumukseen
7. Palkkatukityöllistettyjen osalta palkkalainsäädäntöön ja työlainsäädäntöön

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä testauksiin, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

• nimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• henkilötunnus
• taustaorganisaatio
• Pokalin toiminnan markkinointi (suostumus)
• Pokalin myöntämät ansiomerkit
• terveystila
• kuvauslupa

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Pokalin jäsenorganisaatioilta, julkisilta www-sivuilta, rekisteröidyiltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan hakulomakkeesta sekä muista tilanteista, jossa rekisteröity luovuttaa tietojaan. Alaikäisten osalta huoltajan ilmoituksen perusteella.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pohjois-Karjalan liikunta ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. 

Saatuja henkilö- ja yhteystietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille osapuolille, paitsi lakisääteiset ja suostumukseen perustuvat tiedot:

• Työvoimaviranomaiselle
• Tapaturmien sattuessa vakuutusyhtiölle ja eläkevakuutusyhtiölle
• Ulosottoviranomainen
• Verohallinto
• Tulorekisteri
• Tilitoimistot
• Salomaa Säätiö

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Rekisteriin sisältyvien tietojen säilytysajat määräytyvät lainsäädännön vaatimusten ja Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n erillisen tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kuvan käyttämiseen. Rekisteröity voi antaa Pohjois-Karjalan Liikunta ry:lle kanavakohtaisia markkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n käsittelemät henkilötiedot;
• pyytää epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• pyytää henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Pohjois-Karjalan Liikunta ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Pohjois-Karjalan Liikunta ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Pohjois-Karjalan Liikunta ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa viranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamushenkilöiden ja Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n jäsenorganisaatioiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot).

Sopimuskumppanien perus- ja yhteystiedot (sopimuksen tekeminen).

Terveystiedot sis. ruoka-aineallergiat/erityisruokavalio tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä) (sopimuksen tekeminen).

Seuraus, mikäli tietoja ei luovuteta

Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n jäsenorganisaatioksi ei voida hyväksyä ilman pakollisten luottamus- ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen luovuttamista.

Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenorganisaatioilta ja ilmoittautumisjärjestelmistä

Tietojen luovuttaja on Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n jäsenorganisaatio, joka ilmoittaa omia luottamus- ja yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja saadaan jäsenorganisaatioilta, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.

Tiedot kerätään testaus-, koulutus- ja tapahtumailmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Hyviö-tietojärjestelmä

Pohjois-Karjalan Liikunta toimii Hyviö-tietojärjestelmän ylläpitäjänä. Hyviö-tietojärjestelmään kerätään tietoja Pohjois-Karjalan Liikunnalle tilastointi- ja tutkimustietoa varten. Pohjois-Karjalan Liikunnalle luovutettavat tiedot ovat liikuntaneuvonnan asiakkaan ikä, sukupuoli sekä taustatiedot alku- ja loppukartoituslomakkeista, ja myös fyysisen terveydentilan alku- ja loppumittaustulokset. Mitään asiakkaan tunnistetietoja tai muuta arkaluonteista tietoa ei kerätä eikä luovuteta. 

Yhteisrekisteriä pidetään sen vuoksi, jotta eri toimijatahojen   toteuttamaa liikuntaneuvontaa voidaan laadukkaasti toteuttaa. 

Hyviö-sovelluksen palveluntarjoaja käyttää tallennustilana Microsoftin Azure-pilvipalveluita. 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@pokali.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pohjois-Karjalan Liikunta ry, Pokali

• Länsikatu 15, Rak.1
• 80110 Joensuu

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 23.1.2025.

Ladattava tiedosto

Voit lukea Pohjois-Karjalan Liikunta ry:n tietosuojaselosteen myös alla olevasta pdf-tiedostosta.